Planejamento de viagens com o Trello

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Taco, o mascote do Trello

Todos sabemos como é importante fazer um bom planejamento de viagens. São inúmeras providências a tomar e haja planilhas, listas, anotações e toda sorte de lembretes, na tentativa de deixar tudo certinho e a mente livre para curtir as experiências. Afinal, é bem desagradável perceber em cima da hora (ou pior, depois que a viagem começou) que algo foi deixado para trás.

Felizmente, há um bom programa que ajuda bastante aqueles que se preocupam com planejamento, com as vantagens de ser bastante fácil de usar através de sua interface visual e ainda permitir que várias pessoas participem. Estamos falando do Trello, lançado originalmente em 2011, já conta com mais de 17 milhões de usuários (2017).
Esta ferramenta utiliza a seguinte hierarquia:

- Quadros: Representam o projeto no qual você vai trabalhar. Em nosso caso, uma determinada viagem
- Listas: Agrupamento de tarefas ou temas similares. Por exemplo: "Providências", "Em andamento", "Concluídas", Bagagem", etc.
- Cartões: Indicam as tarefas ou tópicos dentro de uma lista. Cada cartão pode conter inúmeros comentários e listas de verificação. Você também pode indicar prazos de conclusão de cada tarefa servindo de alerta para quem está responsável por sua realização, anexar fotos ou documentos. Um cartão pode ser movido de uma lista para outra (De "Providências" para "Concluídos", por exemplo) simplesmente arrastando com o mouse, o que facilita o acompanhamento das tarefas.

Usando o Trello para planejar

A primeira providência é criar uma conta no Trello, mediante seu e-mail e uma senha. O sistema é baseado na Web (pelos navegadores Chrome, Safari, Firefox e Internet Explorer) e não é preciso instalar nada em seu computador.

Com a conta criada, você deverá criar primeiramente um quadro. Nossa sugestão é que você crie um quadro modelo, com todas as listas, cartões e listas de verificações e depois copie este quadro para cada viagem que for fazer. Assim, a estrutura básica será preservada e você não terá que criar tudo novamente.


Na imagem acima, o quadro foi criado e batizado de "Planejamento de viagens - Modelo".

A seguir, você irá adicionar as listas e os respectivos cartões, que podem ser alterados a qualquer momento. Veja dois exemplos de listas e cartões a seguir:

Observe que na lista de providências, foram definidas datas de entrega (conclusão) da tarefa. Se o prazo estiver dentro da data prevista, o Trello sinaliza como verde. Se estiver próximo, como amarelo e fica em vermelho se estiver atrasada. Os outros números que aparecem (ex.: 0/8, 0/4 etc. referem-se às listas de verificações. O primeiro número é a quantidade de itens concluídos e o segundo, a quantidade de itens da lista.

Ao clicar e acessar o cartão, você pode definir datas de entrega, adicionar comentários, atribuir uma etiqueta colorida, acrescentar uma imagem para ilustrar, fazer o upload de arquivos (por exemplo, no cartão "Documentos", na lista "Bagagens", é possível anexar cópias do passaporte, cartão de crédito, cartão de vacina, vouchers etc.).

Além disso, uma das funcionalidades mais interessantes dentro do cartão é a elaboração de checklists:

Usando o Trello como diário de bordo

No mesmo quadro que foi usado para o planejamento, podem ser criadas listas que representem cada dia ou período da viagem (uma vez criada, uma lista também pode ser facilmente copiada dentro do mesmo quadro). No exemplo ao lado, além do planejamento dia-a-dia (atividades, atrações a visitar, compras a realizar, etc.), criei cartões para registrar vários aspectos do dia: o "Diário de Bordo" e os gastos realizados. Reparem nas etiquetas coloridas para facilitar a identificação do assunto. No cartão de Diário de Bordo, registramos as percepções, curiosidades dos atrativos, etc. (típico de quem é blogueiro de viagem) No cartão de gastos, podem ser anotados separadamente, os gastos com transporte, alimentação, ingressos, extras etc. Neste exemplo de cartão, adicionamos uma foto do Salar de Tara

Tudo na mão

Se fazer isso tudo no computador já é excelente, tudo fica melhor quando pode-se instalar o aplicativo no celular. O Trello está disponível para Android (versão 4.5 ou superior) e IOS (versão 10 ou superior) e, obviamente, sincroniza tudo.

Indo além

A API ("Application Programming Interface" ou "Interface de Programação de Aplicativos") do Trello permite que desenvolvedores criem os chamados Power-Ups que acrescentam recursos customizados para o sistema. Alguns são acessados diretamente do menu do próprio Trello e outros são precisam ser instalados. Entre as possibilidades está o Power-Up Calendar, que permite a sincronização com a agenda do Google. Há muito o que descobrir e utilizar.

A versão gratuita tem algumas limitações (mas plenamente utilizável para planejar uma viagem) e o Trello oferece versões pagas com mais recursos. Até o momento, não achei necessário.

Como falei no início, é possível adicionar outras pessoas que também tenham conta no Trello para compartilhar as edições de seu quadro, formando um Time. Ao invés de inúmeras trocas de mensagens por e-mail ou Whattsapp, tudo pode ser resolvido (e de forma organizada) via Trello.

Mais informações

Há inúmeros textos e exemplos (além de vídeos no YouTube) que tratam do Trello. Minhas sugestões iniciais:

- Blog do próprio Trello - Link
- Exemplos de uso para viagens, disponibilizados publicamente por viajantes (cada quadro é criado com o status de particular, mas você pode torná-lo público):
        - Patagônia no Verão (elaborado por Ruan Teles) - Link
        - Volta da Ilha Grande (elaborado por Andrea Bucci) - Link

Já usa o Trello? conte para nós sua experiência no planejamento de viagens !